PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ · FLiP ȘCOALA DE BANI
Procedura de livrare
De la cerere la raportare · pentru coordonare, pentru facilitator și pentru audit
Versiunea 1.0 · septembrie 2026 · toate cele cinci module
Trunchi comun · toți facilitatorii
Modul de nivel · se repetă
Însoțire · în teren
Sarcină asincronă
📁 Formarea are trei sesiuni de trunchi comun, două sesiuni pentru fiecare nivel livrat și o livrare reală observată. Trunchiul se face o singură dată; modulele de nivel se pot lua și mai târziu, când un facilitator preia un nivel nou. Ordinea seriei pe care o livrează e Cercetași → Juniori → Detectivi → Exploratori → Experți.
📌 Despre procedura asta
cum se citește, și de către cine
Procedura descrie o livrare FLiP ȘdB, de la cerere la raportare. E scrisă ca să servească trei cititori deodată, fără să existe trei documente:
Coordonarea operațională citește coloana cine și până când.
Facilitatorul citește pașii lui, plus lista de verificare de la final.
Auditul și finanțatorii citesc coloana ce urmă rămâne — fiecare pas produce o dovadă verificabilă, iar dacă un pas nu lasă urmă, nu e considerat făcut.
Coordonarea operațională citește coloana cine și până când.
Facilitatorul citește pașii lui, plus lista de verificare de la final.
Auditul și finanțatorii citesc coloana ce urmă rămâne — fiecare pas produce o dovadă verificabilă, iar dacă un pas nu lasă urmă, nu e considerat făcut.
🕐 Reperul de timp din toată procedura e Z — ziua livrării. Z−10 înseamnă cu zece zile lucrătoare înainte; Z+3, la trei zile după.
📁 Faza 1 — Cererea și decizia
Z−20 până la Z−12 · se decide dacă livrăm și în ce condiții
1
Z−20
Sales · Comunicare
Se primește cerereaintrare
Școală, bibliotecă, ONG partener sau finanțator. Se colectează minimul: instituția, persoana de contact, vârsta copiilor, câți copii, câte grupe, perioada dorită, dacă există videoproiector.
🧾 Ce urmă rămâneCererea înregistrată, cu data primirii. Vârsta copiilor e câmpul critic — de ea depinde modulul, iar dacă lipsește, cererea nu se poate califica.
2
Z−18
Operational
Calificarea: se poate livra?decizie
Se verifică cele patru praguri:
Vârsta — grupa se încadrează într-un singur modul. Grupe cu întindere pe două module se împart sau se refuză.
Mărimea — maximum 30 de copii per livrare. Peste, se împarte în două.
Durata — instituția alocă timpul întreg al modulului, nu jumătate.
Facilitator disponibil — există cineva format pe modulul cerut, în perioada cerută.
Vârsta — grupa se încadrează într-un singur modul. Grupe cu întindere pe două module se împart sau se refuză.
Mărimea — maximum 30 de copii per livrare. Peste, se împarte în două.
Durata — instituția alocă timpul întreg al modulului, nu jumătate.
Facilitator disponibil — există cineva format pe modulul cerut, în perioada cerută.
🧾 Ce urmă rămâneDecizia, cu motivul, în evidența cererilor.
Refuzul e o opțiune legitimă și se documentează. O livrare cu jumătate din timp sau cu două module amestecate nu e o livrare parțială — e alt program, care nu produce rezultatele pe care le raportăm.
Refuzul e o opțiune legitimă și se documentează. O livrare cu jumătate din timp sau cu două module amestecate nu e o livrare parțială — e alt program, care nu produce rezultatele pe care le raportăm.
3
Z−15
Operational · Legal
Acordul instituției și temeiul de prelucrareGDPR
Se confirmă în scris cu instituția: data, ora, durata, sala, numărul de copii, cine e prezent din partea lor.
Se stabilește temeiul pentru datele copiilor. Programul colectează la nivel de grupă, nu de copil: număr de participanți, distribuția pe vârste și gen, răspunsurile agregate de la check-in și check-out. Nu se colectează nume de copii. Dacă se doresc fotografii, acordul se obține de instituție, separat, înainte.
Se stabilește temeiul pentru datele copiilor. Programul colectează la nivel de grupă, nu de copil: număr de participanți, distribuția pe vârste și gen, răspunsurile agregate de la check-in și check-out. Nu se colectează nume de copii. Dacă se doresc fotografii, acordul se obține de instituție, separat, înainte.
🧾 Ce urmă rămâneConfirmarea scrisă și, dacă e cazul, acordurile foto. Nota că datele sunt agregate la nivel de grupă e cea care ține procedura în regulă la un control.
4
Z−12
Operational
Alocarea facilitatorului
Din Registrul facilitatorilor, filtrat pe modulul cerut. Se verifică dacă e una dintre primele trei livrări reale ale persoanei — dacă da, se alocă și un observator.
🧾 Ce urmă rămâneLivrarea înregistrată în registru, cu facilitatorul alocat. Dacă e L1, L2 sau L3, apare și observatorul.
📁 Faza 2 — Pregătirea
Z−10 până la Z−1 · aici se pierd cele mai multe livrări
5
Z−10
Facilitator
Materialele fizicePregătire
Se deschide fișierul de materiale al modulului, se pune numărul de copii, se printează și se decupează.
Dacă setul e deja asamblat de la o livrare anterioară: se verifică numărul de piese și se șterg pistele completate cu marker. Un set incomplet se completează, nu se folosește așa.
Dacă setul e deja asamblat de la o livrare anterioară: se verifică numărul de piese și se șterg pistele completate cu marker. Un set incomplet se completează, nu se folosește așa.
🧾 Ce urmă rămâneSetul, fizic. Nu produce document, dar absența lui se vede imediat în ziua Z.
Zece zile nu sunt exagerate. La Experți ies 45 de coli, plus decupatul și plastifierea. Un facilitator care începe cu două zile înainte livrează cu materiale netăiate.
Zece zile nu sunt exagerate. La Experți ies 45 de coli, plus decupatul și plastifierea. Un facilitator care începe cu două zile înainte livrează cu materiale netăiate.
6
Z−7
Digitalizare · IT
Instanța de proiecție și caietul
Se verifică: parola facilitatorului nu e cea demo; blocurile
La Experți se verifică suplimentar cotele fiscale — se schimbă de la an la an.
MEDIA sunt completate sau ascunse; caietul participantului e urcat la o adresă publică și se deschide.La Experți se verifică suplimentar cotele fiscale — se schimbă de la an la an.
🧾 Ce urmă rămâneAdresa publică a caietului, funcțională. Se testează pe telefon, nu doar pe laptop — părinții o vor deschide de pe telefon.
7
Z−5
Facilitator
Fișa cu cod QR pentru părinți
Se generează din fișierul dedicat, cu adresa reală a caietului, și se printează câte una pentru fiecare copil. Se testează un cod cu camera telefonului înainte de a printa tot teancul.
🧾 Ce urmă rămâneTeancul de fișe. Testarea unui cod înainte de tiraj e pasul care previne cea mai frecventă eroare de print: scala pusă pe „potrivire la pagină".
8
Z−2
Operational
Confirmarea finală cu instituția
Un mesaj scurt: confirmăm data, ora, sala, numărul de copii și cine deschide sala. Se întreabă explicit dacă numărul s-a schimbat.
🧾 Ce urmă rămâneConfirmarea. Numărul de copii se schimbă mai des decât se anunță, iar la Cercetași și Juniori materialele sunt per copil — o diferență de cinci înseamnă cincisprezece cartonașe lipsă.
📁 Faza 3 — Ziua livrării
Z · facilitatorul conduce, restul e deja făcut
9
Z−30 min
Facilitator
InstalareaLivrare
Proiecția deschisă și testată pe videoproiector, materialele întinse pe mese, covorașele pe podea, fișele de părinți la îndemână. Se completează fișa grupei în instanță: nume, școală, număr de copii, distribuția pe vârste și gen, adulți însoțitori numărați separat.
🧾 Ce urmă rămâneFișa grupei, completată în instanță. E sursa datelor de raportare — dacă nu se completează acum, se completează din memorie, prost.
10
Z
Facilitator
Livrarea propriu-zisă
Se parcurge modulul din instanță. Check-in la început, check-out la final — nu se sar, oricât s-ar întârzia: sunt singura măsurătoare de rezultat la copil.
Materialele pentru facilitator — dezvăluiri, dezlegări, fișe de răspuns — rămân la el, nu ajung pe mesele copiilor.
Materialele pentru facilitator — dezvăluiri, dezlegări, fișe de răspuns — rămân la el, nu ajung pe mesele copiilor.
🧾 Ce urmă rămâneRăspunsurile de la check-in și check-out, salvate în instanță, cu comparația la nivel de grupă.
Dacă se rămâne fără timp: se taie din activitate, nu din check-out și nu din debriefing.
Dacă se rămâne fără timp: se taie din activitate, nu din check-out și nu din debriefing.
11
Z
Observator
Observarea — doar la primele trei livrăriCalitate
Observatorul completează grila în timp real, inclusiv contorul de dezvăluiri. Nu intervine, orice s-ar întâmpla. Debrief de 30 de minute imediat după, nu a doua zi.
🧾 Ce urmă rămâneObservarea salvată, cu numărul de dezvăluiri și contextul L1, L2 sau L3. E veriga comportamentală a Teoriei Schimbării — fără ea, lanțul de raportare are o gaură la mijloc.
12
Z
Facilitator
Închiderea și ce pleacă acasă
Se proiectează documentul de închidere, se dau insignele sau legitimațiile, iar fișele cu cod QR se dau copiilor pentru părinți — sau, la Cercetași și Juniori, direct educatoarei.
🧾 Ce urmă rămâneFișele distribuite. La vârstele mici, predarea către educatoare are o rată de ajungere acasă mult mai mare decât prin ghiozdan.
📁 Faza 4 — După
Z+1 până la Z+10 · aici se transformă livrarea în dată
13
Z+1
Facilitator
Înregistrarea livrăriiRaportare
Se exportă datele din instanță și se importă în Registrul facilitatorilor: grupa, numărul de copii, adulții însoțitori, rezultatele check-in și check-out.
🧾 Ce urmă rămâneLivrarea în registru, cu date, nu doar cu bifă. Termenul de o zi nu e formal: datele care se introduc la o săptămână se introduc din memorie și conțin erori sistematice — numărul de copii e rotunjit, adulții sunt uitați.
14
Z+3
Operational
Mulțumirea și feedbackul instituției
Un mesaj către persoana de contact, cu două întrebări: a funcționat formatul, și ar mai vrea o livrare la altă grupă.
🧾 Ce urmă rămâneRăspunsul, în evidența cererilor. E și principala sursă de livrări următoare — o instituție mulțumită cere de obicei pentru alte trei clase.
15
Z+7
Operational · Cercetare
Consolidarea datelor
Exporturile CSV din registru, din grila de observare și din autoevaluările KAB+V se adună în raportarea lunară. Se verifică dacă vreun facilitator a ajuns la a treia livrare — dacă da, se calculează traiectoria și se marchează T2.
🧾 Ce urmă rămâneSetul lunar de date. Aici se produce afirmația verificabilă din lanțul schimbării: câți facilitatori au traiectorie completă și la câți scad dezvăluirile.
16
Z+10
Facilitator
Strângerea setului
Materialele se șterg de marker, se numără și se pun înapoi în plicurile lor, pe activități. Piesele lipsă se retipăresc acum, nu înainte de următoarea livrare.
🧾 Ce urmă rămâneSetul, complet, pentru livrarea următoare. La Portofoliu și la Seiful, un obiect lipsă strică o mână de joc — de aceea numărătoarea e pas de procedură, nu bună practică.
⚠️ Când ceva nu merge
situațiile care apar cel mai des, și decizia standard
Facilitatorul anulează cu mai puțin de 48 de ore înainte. Operational caută înlocuitor din registru, pe același modul. Dacă nu există, se reprogramează — nu se livrează cu cineva neformat pe modulul acela.
Vin mai mulți copii decât s-a anunțat. Până la 30, se livrează, cu materialele împărțite pe echipe mai mari. Peste 30, se livrează pentru 30 și se programează a doua sesiune. Nu se comprimă programul.
Nu funcționează videoproiectorul. La Cercetași și Juniori se poate livra doar cu materialele fizice — proiecția e scriptul facilitatorului, îl poate ține pe laptop. La Detectivi, Exploratori și Experți, unele activități depind de ecran; se anunță instituția și se reprogramează.
Instituția taie din timp în ziua livrării. Se livrează mai puține activități, integral, nu toate pe jumătate. Check-in și check-out rămân. Se notează în registru ce nu s-a livrat.
Un copil se simte rău sau pleacă. Se anunță adultul instituției imediat. Numărul din fișa grupei se corectează, nu se lasă cel inițial.
Vin mai mulți copii decât s-a anunțat. Până la 30, se livrează, cu materialele împărțite pe echipe mai mari. Peste 30, se livrează pentru 30 și se programează a doua sesiune. Nu se comprimă programul.
Nu funcționează videoproiectorul. La Cercetași și Juniori se poate livra doar cu materialele fizice — proiecția e scriptul facilitatorului, îl poate ține pe laptop. La Detectivi, Exploratori și Experți, unele activități depind de ecran; se anunță instituția și se reprogramează.
Instituția taie din timp în ziua livrării. Se livrează mai puține activități, integral, nu toate pe jumătate. Check-in și check-out rămân. Se notează în registru ce nu s-a livrat.
Un copil se simte rău sau pleacă. Se anunță adultul instituției imediat. Numărul din fișa grupei se corectează, nu se lasă cel inițial.
✅ Lista facilitatorului
de printat și de bifat · toate pe o pagină
Z−10 ☐ Am printat și decupat setul · ☐ Am verificat numărul de piese, dacă setul e vechi
Z−7 ☐ Parola mea nu e cea demo · ☐ Caietul se deschide de pe telefon
Z−5 ☐ Am generat fișele QR · ☐ Am testat un cod cu camera
Z−2 ☐ Am confirmat numărul de copii
Z−30 min ☐ Proiecția merge pe videoproiector · ☐ Materialele sunt întinse · ☐ Am completat fișa grupei, cu adulții numărați separat
În timpul livrării ☐ Check-in făcut · ☐ Materialele mele au rămas la mine · ☐ Check-out făcut
La final ☐ Închiderea proiectată · ☐ Insignele date · ☐ Fișele QR predate
Z+1 ☐ Am înregistrat livrarea în registru
Z+10 ☐ Am șters markerul, am numărat piesele, am pus setul în plicuri
Z−7 ☐ Parola mea nu e cea demo · ☐ Caietul se deschide de pe telefon
Z−5 ☐ Am generat fișele QR · ☐ Am testat un cod cu camera
Z−2 ☐ Am confirmat numărul de copii
Z−30 min ☐ Proiecția merge pe videoproiector · ☐ Materialele sunt întinse · ☐ Am completat fișa grupei, cu adulții numărați separat
În timpul livrării ☐ Check-in făcut · ☐ Materialele mele au rămas la mine · ☐ Check-out făcut
La final ☐ Închiderea proiectată · ☐ Insignele date · ☐ Fișele QR predate
Z+1 ☐ Am înregistrat livrarea în registru
Z+10 ☐ Am șters markerul, am numărat piesele, am pus setul în plicuri
🧾 Ce poate verifica un audit
urmele lăsate de proces, în ordinea în care apar
1. Cererea, cu data primirii și vârsta copiilor
2. Decizia de calificare, cu motivul — inclusiv refuzurile
3. Confirmarea scrisă a instituției și, dacă e cazul, acordurile foto
4. Alocarea facilitatorului, din registru
5. Adresa publică a caietului participantului
6. Fișa grupei completată în instanță, cu adulții numărați separat
7. Rezultatele check-in și check-out, comparate la nivel de grupă
8. Observarea, la primele trei livrări ale fiecărui facilitator
9. Livrarea înregistrată în registru, cu date
10. Setul lunar de date consolidate
Regula care ține procedura verificabilă: un pas care nu lasă urmă nu e considerat făcut. Dacă la un control lipsește urma 8, afirmația despre scăderea dezvăluirilor nu se poate susține — și atunci nu se face.
Despre datele copiilor: programul colectează la nivel de grupă, nu de copil. Nu există nume, iar caietele participanților rămân pe dispozitivul familiei — nu ajung la noi. Asta e și motivul pentru care raportăm rezultate de grupă, nu progres individual.
2. Decizia de calificare, cu motivul — inclusiv refuzurile
3. Confirmarea scrisă a instituției și, dacă e cazul, acordurile foto
4. Alocarea facilitatorului, din registru
5. Adresa publică a caietului participantului
6. Fișa grupei completată în instanță, cu adulții numărați separat
7. Rezultatele check-in și check-out, comparate la nivel de grupă
8. Observarea, la primele trei livrări ale fiecărui facilitator
9. Livrarea înregistrată în registru, cu date
10. Setul lunar de date consolidate
Regula care ține procedura verificabilă: un pas care nu lasă urmă nu e considerat făcut. Dacă la un control lipsește urma 8, afirmația despre scăderea dezvăluirilor nu se poate susține — și atunci nu se face.
Despre datele copiilor: programul colectează la nivel de grupă, nu de copil. Nu există nume, iar caietele participanților rămân pe dispozitivul familiei — nu ajung la noi. Asta e și motivul pentru care raportăm rezultate de grupă, nu progres individual.